ABEES.MY.ID, Fase 1: Pemahaman Mendalam dan Pengumpulan Data

1. Pertemuan Awal dan Diskusi Bisnis:

• Memahami secara menyeluruh visi, misi, tujuan strategis, dan tantangan bisnis klien.
• Mengidentifikasi proses bisnis utama yang akan diintegrasikan oleh sistem aplikasi baru.
• Mendiskusikan masalah spesifik yang ingin diselesaikan oleh sistem terintegrasi (misalnya, inefisiensi manual, kesalahan data, kurangnya visibilitas).
• Memahami ekspektasi klien terhadap sistem baru dan tujuan bisnis yang ingin dicapai.

2. Analisis Proses Bisnis Saat Ini (As-Is):

• Memetakan alur kerja saat ini secara detail, termasuk identifikasi bottleneck, redundansi, dan inefisiensi.
• Mengumpulkan data kuantitatif terkait biaya operasional saat ini: 
  • Biaya tenaga kerja (gaji, tunjangan) yang terlibat dalam proses manual.
  • Biaya material dan sumber daya yang digunakan.
  • Biaya pemeliharaan sistem lama (jika ada).
  • Biaya yang timbul akibat kesalahan data atau keterlambatan proses.
  • Potensi kerugian pendapatan akibat inefisiensi.
• Mengumpulkan data kualitatif terkait dampak inefisiensi terhadap kepuasan pelanggan, moral karyawan, dan citra perusahaan.

3. Definisi Sistem Aplikasi Terintegrasi yang Diusulkan (To-Be):

• Berkolaborasi dengan klien untuk mendefinisikan fitur dan fungsionalitas sistem terintegrasi yang dibutuhkan.
• Membuat blueprint arsitektur sistem dan integrasi antar modul.
• Mengidentifikasi teknologi dan platform yang akan digunakan.

Fase 2: Estimasi Biaya Pengembangan dan Implementasi

4. Estimasi Biaya Pengembangan:

• Memperkirakan biaya yang terkait dengan setiap tahap pengembangan: 
  • Analisis kebutuhan dan desain sistem.
  • Pengembangan perangkat lunak (coding).
  • Pengujian (unit testing, integration testing, user acceptance testing).
  • Manajemen proyek.
• Mempertimbangkan biaya sumber daya internal dan eksternal (jika ada).
• Memperhitungkan potensi risiko dan contingency budget.

5. Estimasi Biaya Implementasi:

• Memperkirakan biaya yang terkait dengan implementasi sistem: 
  • Persiapan infrastruktur (hardware, software, network).
  • Migrasi data dari sistem lama (jika ada).
  • Konfigurasi dan kustomisasi sistem.
  • Pelatihan pengguna.
  • Dukungan awal setelah go-live.

6. Estimasi Biaya Operasional Sistem Baru:

• Memperkirakan biaya operasional setelah sistem diimplementasikan: 
  • Biaya pemeliharaan dan dukungan sistem.
  • Biaya lisensi perangkat lunak (jika ada).
  • Biaya infrastruktur (hosting, cloud services).
  • Biaya pelatihan berkelanjutan (jika diperlukan).

Fase 3: Identifikasi dan Kuantifikasi Manfaat (Benefits)

Baca juga :

Keuntungan Penerapan WFA Atau WFH Bagi Perusahaan

7. Identifikasi Manfaat Tangible (Terukur):

• Peningkatan Efisiensi Operasional: Pengurangan waktu dan biaya yang terkait dengan tugas-tugas manual, duplikasi data, dan alur kerja yang tidak efisien.
• Pengurangan Biaya Tenaga Kerja: Otomatisasi tugas-tugas rutin dapat mengurangi kebutuhan akan sumber daya manusia atau mengalihkan mereka ke tugas yang lebih strategis.
• Pengurangan Kesalahan Data: Sistem terintegrasi dengan validasi data yang lebih baik akan mengurangi kesalahan dan biaya yang timbul akibatnya.
• Peningkatan Akurasi dan Kecepatan Pelaporan: Akses data yang terpusat dan terintegrasi memungkinkan pembuatan laporan yang lebih akurat dan cepat, mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik.
• Peningkatan Pendapatan: Sistem yang lebih efisien dan responsif dapat meningkatkan kepuasan pelanggan, yang pada gilirannya dapat meningkatkan loyalitas dan potensi penjualan.
• Pengurangan Biaya Pemeliharaan Sistem Lama: Penghapusan sistem lama akan menghilangkan biaya pemeliharaan terkait.
• Pengurangan Biaya Inventaris: Sistem terintegrasi yang baik dapat membantu dalam manajemen inventaris yang lebih efisien, mengurangi biaya penyimpanan dan risiko kekurangan stok.

8. Identifikasi Manfaat Intangible (Tidak Terukur Langsung):

• Peningkatan Kepuasan Pelanggan: Proses yang lebih lancar dan responsif akan meningkatkan pengalaman pelanggan.
• Peningkatan Kepuasan dan Produktivitas Karyawan: Alat yang lebih baik dan proses yang lebih efisien dapat meningkatkan moral dan produktivitas karyawan.
• Pengambilan Keputusan yang Lebih Baik: Akses ke informasi yang terintegrasi dan real-time memungkinkan manajemen membuat keputusan yang lebih tepat.
• Peningkatan Visibilitas dan Kontrol Bisnis: Sistem terintegrasi memberikan pandangan yang lebih holistik terhadap operasi bisnis.
• Peningkatan Agilitas dan Skalabilitas Bisnis: Sistem yang fleksibel dan terintegrasi memudahkan perusahaan untuk beradaptasi dengan perubahan pasar dan berkembang.
• Peningkatan Kepatuhan Regulasi: Sistem yang terstruktur dapat membantu memastikan kepatuhan terhadap peraturan dan standar industri.

9. Kuantifikasi Manfaat Tangible:

• Bekerja sama dengan tim keuangan dan operasional klien untuk mengkonversi manfaat tangible ke dalam nilai moneter. Ini mungkin melibatkan analisis data historis, proyeksi, dan benchmarking.
• Contoh: Mengestimasi penghematan biaya tenaga kerja berdasarkan pengurangan jam kerja manual, peningkatan pendapatan berdasarkan peningkatan efisiensi penjualan, atau pengurangan biaya operasional berdasarkan otomatisasi proses.

Fase 4: Perhitungan ROI dan Analisis Sensitivitas

10. Perhitungan ROI:

• Menggunakan formula ROI standar:
  • ROI=(Total BiayaTotal Manfaat − Total Biaya) / Total Biaya  × 100%
• Mempertimbangkan jangka waktu analisis ROI (biasanya 3-5 tahun).
• Menghitung nilai sekarang bersih (NPV - Net Present Value) dan tingkat pengembalian internal (IRR - Internal Rate of Return) untuk analisis investasi yang lebih mendalam, dengan mempertimbangkan faktor diskonto waktu.

11. Analisis Sensitivitas:

• Menganalisis bagaimana perubahan asumsi kunci (misalnya, biaya pengembangan yang lebih tinggi, manfaat yang lebih rendah dari perkiraan, penundaan implementasi) dapat mempengaruhi ROI.
• Mengidentifikasi faktor-faktor kritis yang paling signifikan mempengaruhi ROI.
• Membantu klien memahami potensi risiko dan peluang.

Fase 5: Penyajian Hasil dan Rekomendasi

12. Penyusunan Laporan ROI:

• Mendokumentasikan semua asumsi, perhitungan, dan hasil analisis ROI secara jelas dan ringkas.
• Menyajikan temuan utama dan implikasinya bagi bisnis klien.

13. Memberikan Rekomendasi:

• Berdasarkan hasil analisis ROI, memberikan rekomendasi apakah investasi dalam sistem aplikasi terintegrasi layak secara finansial.
• Menyajikan opsi atau skenario alternatif jika diperlukan.
• Mendiskusikan strategi mitigasi risiko yang mungkin timbul.
   

Baca juga :

Pentingnya system yang terintegrasi kepada penerapan WFA